【外資系コンサル流】議事録の書き方 差がつくポイント
こんにちは。コンサルデータバンクです。
会議の議事録がただの記録ではなく、プロジェクトの成功にもつながる重要なツールであることはご存知でしょうか？
多くのビジネスマンが議事録を「とりあえず書いておこう」と考えがちですが、実はポイントを意識することで大きな差が生まれます。
この記事では、外資系コンサルタントが実践する議事録作成の「差がつくポイント」をご紹介します。
これを読むことで、効率的かつ効果的な議事録作成方法を学び、プロジェクトへの貢献度を一段と高めることができるでしょう。
- この記事について
- 議事録作成の「差がつくポイント」が分かります。
- 効率的かつ効果的な議事録作成方法について学べます。
- たった３分で読めます。
- こんな方は必ず読んでください
- コンサル業界への転職を考えている方。
- コンサルタントに興味がある方。
- 自分のスキルを活かして仕事をしたい方
- この記事の信頼性
- 実際に筆者はコンサルタントとして大手コンサルティングファームで働いた経験があります。
- 多くの現役コンサルタントにヒアリングし、本当に役に立つ情報のみを発信しています。
なおコンサル業界では必須の「デスクトップリサーチのコツを知りたい！」という方は、以下記事で現役コンサルタントが手順とコツを徹底解説しているので、ぜひ読んでみてください。
（準備中）
それでは解説していきます。
目次
コンサルにとって議事録とは
議事録は、コンサルにとって欠かせないものです。
なぜなら、クライアントの問題解決に向けて、日々多くの打合せが行われるからです。
打合せのテーマや目的こそ毎回異なるものの、いずれもクライアントの問題解決に繋がることばかりです。
しかも、コンサルはチームで仕事するため、情報共有が欠かせません。
そんな時に活躍するのが議事録です。
議事録ではその打合せでの決定事項と宿題事項が明確になります。
そのため議事録があれば、チーム内、ひいてはクライアントとも情報共有をスムーズに行うことができます。
議事録作成＝コンサルに入社して最初の仕事
議事録作成はコンサルに入社して最初に任される仕事です。
クライアントの問題を可憐に解決するような、もっと華やかなことをしたかったと思うかもしれません。
これまでの経歴によっては、いきなりそういった業務の一部を任される人もいます。
ですが、多くの新人コンサルは議事録作成も合わせて依頼されます。
特にプロジェクトが大きくなればなるほど、後から議事録で決定経緯を振り返ることがあり、大事な情報源となります。
また、議事録はトラブルが発生した際の責任の在り処を明らかにする役割もあります。
このため、議事録の作成は単なる作業ではなく、プロジェクトの成功を下支えする重要なタスクです。
議事録作成では、実は多くのことを学ぶことができます。
クライアントやプロジェクトの慣習やルールはもちろん知ることができます。
また分からない用語が出てきた際に調べるくせを付けると、業務・IT知識も得ることが可能です。
他にも上司や先輩のクライアントへの対応方法も把握できます。
さらに議事録に対する上司や先輩からのフィードバックを受けることで、彼らの情報整理や要点の捉え方を知ることができます。
このようなプロセスを経て、将来的なレポート作成能力やクライアントへの対応力を鍛えることもできます。
議事録のパターン
議事録にはおもに3つのパターンがあります。文字起こし型、要点型、ハイブリット型です。
✅文字起こし型
文字起こし型は、その名の通り打合せで発言された内容を発言者とセットで一言一句漏らさずに書きます。
プロジェクト立上げ直後で、まだキーマンが誰なのか分からない場合や、発言の正確な記録が求められる場合に非常に有効です。
他にも、議事録作成にあまり自信がない場合にもこの型がおススメです。
ただし、文字起こしされた内容だけをそのまま使用するということは少ないです。
一度文字起こし型で作成しても、皆へ展開する際には違う型にする場合がほとんどです。
これは文字起こし型の議事録だと、情報量が多すぎるためです。
この議事録では、時間がない他のメンバが見たときに、どこが要点なのか分かりづらいです。
✅要点型
次に要点型は、打合せの内容をそのまま書き起こすのではなく、要点だけに絞って議事録を作成します。
打合せ中に自分で要点を掴み切れれば、それを文字にしていきます。
もし打合せ中に要点が分からなかった場合は自分でメモを取っておき、終わった後に整理して作成します。
要点を抑えるには、その打合せでのキーマンを把握しておくことが欠かせません。
キーマンが発言した内容を基に出席者で議論を重ね、決定事項となることがほとんどです。
もし、プロジェクトにアサインされて間もないのなら、プロジェクトの体制図を確認し、メールやチャットのやり取りを見るのがおススメです。
そうすることで、きっとキーマンが見つかると思います。
要点型は素早く要点を理解できるので、共有した相手に基本的には読んでもらうことができます。
そのため、短時間での情報共有が求められる場合に使用するのがおススメです。
✅ハイブリット型
最後にハイブリット型は文字起こし型と要点型を掛け合わせた型です。
具体的には、議事録の最初に要点が記載されており、その下に文字起こしした内容が記載されているものです。
急いで読みたい人は要点だけを、誰がどういった発言をしたのか細かく確認したい人は文字起こし部分も確認します。
このようにハイブリット型では、人によって異なる部分を確認することがあります。
非常に重要な会議で使われることが多く、文字起こしの範囲は場合に依ります。
一言一句全て書き起こす場合から、重要なキーマンの発言だけを書き起こす場合があります。
議事録作成のプロセス
ここで効率的に議事録を作成する作成のプロセスを5つに分けてご紹介します。
議事録作成の目的を明確にする
最初に議事録作成の目的を明確にします。
これは先ほどご紹介した3つの型のうち、どの型を使用するのかを決定するためです。
ここで会議の目的を確認することが先決です。
会議の目的にはアイデア出し、意思決定、情報共有・報告の大きく3つあります。
まずアイデア出しは新たなアイデアを出すための会議です。
特定の物事に関して、ざっくばらんに意見を出し合う形（ブレインストーミング形式）で行われることが多いです。
次に意思決定は、組織・プロジェクトの方針やアクションを決定するための会議です。
参加者は会議の内容により様々です。
プロジェクトの大方針を決定するような会議であれば、プロジェクトマネージャーやリーダー層が出席します。
ですが、もう少し細かいプロジェクト課題のアクション会議であれば、これに現場有識者が加わることがあります。
最後に情報共有・報告はプロジェクトの進捗状況や新しい情報などを報告・共有するための会議です。
キックオフや進捗会議が挙げられます。
会議の目的が3種類あることを念頭に置きながら、これから行われる会議がどれにあたるのか目的を確認するようにします。
また会議の参加者について確認することも欠かせません。
経営層や管理職、リーダーが参加するような会議では、特に時間がない人が多いので、要点が付いていた方が良いです。
会議の目的と参加者を把握することで、議事録の型を決定しやすくなります。
目的に合った型を選択し、議事録作成を依頼してきた人とも、認識を合わせておくことが重要です。
最初に認識を合わせておくことで、議事録を作成した後での手戻りを防ぐことができます。
会議前のアジェンダ設計と事前準備
次に会議前のアジェンダを設計します。
設計と聞くと何か難しそうに思うかもしれませんが、心配不要です。
ここでは、打合せ前にどういった議題が話されるのかを予測して、会議の目的や議題を書き起こしておきます。
そうすることで、実際に会議が始まった際に議事録をスムーズに取ることができます。
もし事前に資料が配布されている場合、その資料を確認しておくことも重要です。
資料を確認しておくことで、打合せがどのような方向に進むのか予測でき、アジェンダを作成することにもつながります。
次に事前準備についてです。特に文字起こし型やハイブリット型の場合ですが、ボイスレコーダーなどの必要な機材を準備しておきます。
ボイスレコーダーであれば、最近ではスマホにも入っていますので、それで対応可能です。
使い方や動作含め事前に問題なく動くことを確認します。
ボイスレコーダーは文字起こし型やハイブリット型の場合、発言者のニュアンスを含め正確に書き起こす目的で使用します。
なお、ボイスレコーダーを使用する場合は、事前に参加者に了承を得るようにしましょう。
詳細の記載
打合せが始まったら、詳細を記載していきます。
詳細を記載する際には、特に文字起こし型やハイブリット型の場合、発言者毎のマーク（発言者の氏名の頭文字のアルファベットや、記号など）を決めておくという工夫をします。
発言者毎のマークを決めておくことで、議事録を取る際に毎回氏名を記載する手間を省くことができます。
毎回氏名を記載していると、その間に議事が進んでいきますので、正確に議事録を作成する意味でも重要です。
決定事項・TODOの整理
詳細が記載できたら、決定事項とTODOを整理して記載します。
決定事項は会議で決まったこと、TODOは会議後に行う宿題事項で、分かりやすいように分けて記載します。
時々両方を混ぜて記載する人がいますが、その状態では自分が何をすればよいのかパッと分かりづらいです。
結果として、TODOが行われないということにもつながりますので、決定事項とTODOは分けて記載するのがおススメです。
また決定事項は誰と誰の合意であったか、TODOは誰がいつまでに行うのかを明確にしておくことも重要です。
もし打合せ中にTODOの担当者や期限が定まらなかった場合は、次回の会議で再度議題に挙げるようにします。
スピード感が求められる場合は責任者に決定してもらうか、フォローアップメールを送り、担当者と期限を確認するようにします。
関係者への議事録送付
ここまで出来たらようやく関係者に議事録を送付できます。
議事録を送付する際は、メールやチャットの件名に何の会議の議事録なのかすぐに分かるようにします。
また職場のルールにもよりますが、添付ファイル形式ではなく、すぐに読めるよう最低限要点だけはメール本文に記載すると良いです。
そのようにすることで、議事録を受け取った側がすぐに確認してくれる可能性が高まります。
コンサルタントが使う議事録フォーマット
一度フォーマットを作成しておくことで、議事録作成を効率化することも可能です。
ここではフォーマットに挙げておくべき項目をご紹介します。
会議情報
会議情報とは、会議タイトル、目的、日付・場所、参加者を指しています。
いわば会議の基本情報のような部分です。議事録のフォーマットを作成し、それらの部分を先に入力しておきます。
発話内容・発言者
発話内容に関しては、正確さを特に意識するようにし、誰がその発言をしたのかもセットで記載するようにします。
発言者は、打合せ中にメモを取る段階では記号などでも良いですが、議事録を作成する際は正しい苗字を記載するようにします。
決定事項
決定事項に関しては、箇条書きで簡潔に記載するようにします。
誰と誰が合意したのかは箇条書きの末尾にカッコつきで記載するのが良いかと思います。フォーマットが統一されて見やすいためです。
TODO・アクションアイテム
TODOとアクションアイテムは少し異なります。TODOは個人のタスクであるのに対し、アクションアイテムはもう少し規模が大きく、チームやプロジェクト全体のタスクです。
議事録を作成する際はまとめて記載しても構いません。
TODOやアクションアイテムに関しても箇条書きで記載します。
担当者や期限についても、末尾にそれぞれカッコつきで記載するのが良いです。
議事録作成の評価ポイント
議事録作成を効果的に行い、少しでも自分の評価を上げたいと考えるコンサルタントは多いかと思います。
ここでは議事録作成の際に意識すると良いポイントをご紹介します。
スピード
会議結果の共有は早い方が良いです。
なぜなら、出席者の記憶が新しいうちに共有するためと、出席していないメンバにも早く共有するためです。
そのため、会議のあったその日のうちに、上司のレビューを受けて関係者に送付できるのがベストです。
ただそのためには、会議が終わってすぐに議事録作成に取り掛かる必要があります。
あくまで目安ですが、1時間の会議であれば、30分ほどで議事録作成完了できるよう意識すると良いです。
情報の正確さ、抜け漏れのなさ
せっかく早く議事録を作成しても、共有した議事録が誤っていてはあまり意味がありません。
作成した議事録の情報は正確で、抜け漏れがない状態であるべきです。
例えば宿題事項が抜け落ちていたら、その宿題が消化されなかったということにもつながりかねません。
そのため、議事録を作成する際はスピードを意識しつつも、正確で抜け漏れがないことも意識するようにしましょう。
目的や対象者に合った粒度での記載
組織方針など全体に関わる重要な会議で議事録を作成するにも関わらず、要約型で作成したらどうでしょうか？
このような重要な会議には、経営陣や管理職など特に時間がない人が出席するため、一見すると要約型での作成が良いように思います。
ですが、要約型ではあとで議事録を見返したときに、決定事項と宿題事項だけが記載されることがほとんどです。
そのため、決定の経緯やその発言者が一切分からない状態になってしまいます。
後で決定経緯を見返そうとしても、記録が残っていない状態になりかねません。
このように議事録は作成する目的や、その会議内容・出席者を踏まえて作成する形式や粒度を決定するようにします。
最後に
以上、「議事録の書き方 差がつくポイント」についてご紹介しました。
コンサルタントにとって、議事録作成は必須のスキルとなっています。
この記事を読んで、議事録作成をマスターしていただければ幸いです。
なお本記事を執筆しているKICK ZA ISSUE株式会社では日本全国のコンサルタントが集まる「コンサルデータバンク」というサービスを運営しています。
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